ドキュメントレベル
GED とは何か？
電子文書管理システム (GED) は、ファイルを一元化し、それらを見つけ、管理し、ライフサイクルを制御するために必要な情報を集約します。
GED は通常、以下を提供します。
- 共通リポジトリとメタデータによる分類
- ドキュメントの検索と閲覧
- バージョンとアクセス権限
- 承認ワークフロー
- 成果物の保存とアーカイブ
管理単位ファイルまたは完成したドキュメント
ご提供内容
当社について
CCMS と GED: 違いと技術文書に最適なソリューションの選び方
GED と CCMS はどちらも情報を一元化しますが、作用するレベルが異なります。GED は主に完成したドキュメントやファイルを管理します。CCMS は、これらのドキュメントを構成する構造化コンポーネント、例えば手順、警告、説明、表、イラストなどを管理します。
シンプルで派生が少なく、主にオフィス文書である技術文書の場合、GED で十分な場合があります。しかし、同じ情報を複数のマニュアルで再利用し、異なる構成に適応させ、翻訳し、複数のチャネルで公開する必要がある場合、CCMS がより適切になります。多くの組織では、両方のシステムが補完的に機能します。
GED、CCMS、ECM: 正確には何を指すのか？
略語は似ており、機能の境界線はソフトウェアの進化とともに変化します。したがって、ソリューションを比較するには、それらが管理する情報単位と、それらが提供するビジネスプロセスから始める必要があります。
コンポーネントレベル
CCMS とは何か？
コンポーネントコンテンツ管理システム (CCMS) は、ドキュメントを構築、派生、公開するための構造化された情報単位を管理します。
CCMS は通常、以下を提供します。
- 構造化コンテンツの作成と検証
- バージョン、ステータス、依存関係
- 複数の出版物での再利用
- バリアント、製品、ユーザープロファイル
- ソースと翻訳の追跡
- PDF、ウェブ、ポータル、アプリケーションへの公開
管理単位再利用可能なコンテンツコンポーネント
要点: GED はまず「適切なドキュメントはどこにあるか？」に答えます。CCMS は「ドキュメントの各バージョンに含めるべき適切な情報は何か？」にも答えます。
では、ECM はどうなるのか？
エンタープライズコンテンツ管理 (ECM) は、企業コンテンツ管理のより広い範囲をカバーします。ECM プラットフォームは、構造化コンテンツと半構造化コンテンツを一元化し、ワークフローを調整し、権限を管理し、複数のソースを接続し、異なるチャネルに供給することができます。
したがって、設定によっては、ECM プラットフォームは高度な GED、ナレッジ管理、または業務ドキュメントアプリケーションの用途をサポートできます。しかし、自動的に CCMS になるわけではありません。コンテンツモデル、構造化された作成機能、バージョン管理の粒度、および公開チェーンが依然として決定要因となります。
CCMS vs GED: 本質的な違い
GED
複数のページからなるドキュメントは、1つの単位として管理されます。
CCMS
自律的なコンポーネントは、必要に応じて再利用され、組み立てられます。
| 基準 | GED | CCMS |
|---|---|---|
| 管理単位 | ファイルまたは完成したドキュメント | 構造化コンテンツコンポーネント |
| 目的 | 分類、検索、共有、保存 | 作成、再利用、組み立て、公開 |
| 一般的なフォーマット | PDF、Word、画像、図面、オフィスファイル | XML およびその他の構造化コンテンツ、およびそのメディア |
| 再利用 | ファイルの共有またはコピー | 複数の成果物における同じソースコンポーネント |
| バリアント | ドキュメントの個別のバージョン | 条件、メタデータ、ターゲットを絞ったアセンブリ |
| 翻訳 | 翻訳済みファイルの管理 | コンポーネントレベルおよびソースバージョンでの追跡 |
| 公開 | 既存ファイルの配布 | PDF、ウェブ、ポータル、アプリケーションの生成 |
| 使用タイプ | 契約書、報告書、手順書、品質文書 | 製品マニュアル、オンラインヘルプ、保守ドキュメント |
2つの補完的なロジック: CCMS は技術情報の作成と維持を行い、GED は承認された成果物を保存し、配布します。
技術文書にとって GED で十分なのはどのような場合か？
GED は、ドキュメントが主に自律的なファイルで構成され、内部での再利用が限られている場合に依然として適しています。
以下の場合に十分です。
- マニュアルとバリアントの数が少ない場合。
- ドキュメントが Word、Excel、CAD、または DTP ツールで作成され、PDF で配布される場合。
- 更新がドキュメント全体に及ぶ場合。
- 各ファイルが製品、市場、または言語ごとに派生が少ない場合。
- 優先目標が成果物の一元化、セキュリティ確保、検索である場合。
- マルチチャネル公開の要件がシンプルな場合。
例: 品質管理部門が、あまり再利用されないレポート、承認済みフォーム、内部手順を管理する必要がある場合。優先事項は、承認された最新バージョンを見つけ、アクセスを制御し、履歴を保持することです。適切に構造化された GED は、編集ワークフロー全体を完全に変革することなく、このニーズに対応できます。
CCMS を検討すべきなのはどのような場合か？
転換点は、主なコストが最終ドキュメントの保管ではなく、そのコンテンツの作成、更新、派生にある場合に現れます。
重複コンテンツ
同じ情報が多数のマニュアルにコピーされている。
繰り返される修正
各変更が複数の箇所に手動で反映されなければならない。
多数のバリアント
製品、オプション、構成によって維持すべきバージョンが多数存在する。
大量の翻訳
各変更後にドキュメント全体が翻訳または検証される。
複数の貢献者
複数のチームが異なる役割とワークフローで関与する。
マルチチャネル公開
成果物が PDF、HTML、ポータル、またはアプリケーションとして存在する必要がある。
詳細なトレーサビリティ
使用されているすべての出版物で指示を見つける必要がある。
維持が困難なファイル
更新の量と頻度が現在の方法を超えている。
各ファイルを修正する
同じ情報が複数のドキュメント、バージョン、言語に存在します。
同じ情報が複数のドキュメント、バージョン、言語に存在します。
ソースを一度だけ維持する
承認されたコンポーネントは、適用される各出版物で再利用されます。
承認されたコンポーネントは、適用される各出版物で再利用されます。
GED と CCMS は連携できますか？
はい、そしてそれらの役割はしばしば補完的です。 それらを混同したり、一方を他方に体系的に置き換えようとすると、プロジェクトが不必要に拡大する可能性があります。
ドキュメントチェーン、4つの責任
構造化されたソースから閲覧される情報まで
-
CCMS
構造化されたソースとそのバリアントを作成、検証、維持します。
編集コンポーネント -
公開
コンテンツを組み立て、マニュアル、ウェブページ、またはアプリケーションコンテンツを生成します。
マルチチャネル成果物 -
GED
承認された成果物を、プロジェクトの他のドキュメントとともに保存し、配布します。
ドキュメントフォルダ -
ポータル
各ユーザーに、その権限とコンテキストに適したアクセスを提供します。
アクセスポイント
CCMS の信頼できる情報源
構造化され、再利用可能な編集コンポーネント
構造化され、再利用可能な編集コンポーネント
GED の信頼できる情報源
承認されたドキュメントフォルダまたは契約上の成果物
承認されたドキュメントフォルダまたは契約上の成果物
注意すべき点は連携です: コネクタ、識別子、メタデータ、同期ルールは設計段階で定義する必要があります。
意思決定支援グリッド
選択前に尋ねるべき8つの質問
これらの質問は、必要な粒度、再利用性、配布チャネル、および実際に必要な変革の労力を評価するのに役立ちます。
テーマ 01
コンテンツと粒度
- 01
私たちの真の更新単位は何ですか？
完全なファイルを更新するのか、それとも複数の出版物で共有される情報を更新するのか？この質問は、必要な粒度レベルを迅速に明らかにします。
- 02
同じコンテンツは何度複製されていますか？
マニュアルのサンプルに対する監査により、繰り返される手順、警告、特性、イラストを特定できます。複製が多ければ多いほど、コンポーネントによる再利用がより大きな価値を生み出す可能性があります。
テーマ 02
バリアントと翻訳
- 03
いくつのバリアントを維持する必要がありますか？
製品、オプション、ソフトウェアバージョン、国、ユーザープロファイル、契約によって組み合わせが生まれます。ソリューションが適用可能性をどのように表現し、矛盾する組み合わせをどのように防ぐかを確認する必要があります。
- 04
コンテンツはどのように翻訳されますか？
軽微な変更でもドキュメント全体の再翻訳を引き起こすべきでしょうか？コンポーネントレベルでの追跡は、厳密なアーキテクチャとワークフローを前提として、翻訳に送られる量を制限できます。
テーマ 03
配布とトレーサビリティ
- 05
どのような公開チャネルが必要ですか？
単一の PDF は、PDF、HTML、ナレッジベース、モバイルアプリケーションへの同時生成と同じ要件を課しません。表、警告、イラスト、条件付きコンテンツを含む実際の成果物をテストする必要があります。
- 06
どのようなレベルのトレーサビリティが期待されますか？
ニーズはファイルの履歴に関するものですか、それとも各コンポーネント、その作成者、ステータス、バージョン、翻訳、および公開に関するものですか？
テーマ 04
統合と組織
- 07
ソリューションはどのシステムと連携する必要がありますか？
PLM、ERP、翻訳ツール、IAM、DAM、ポータル、検索エンジン、公開ツールは、フレームワークに統合される必要があります。システムの単独デモンストレーションだけでは、情報システムへの組み込みを検証するには不十分です。
- 08
組織は方法論を進化させる準備ができていますか？
CCMS は、コンテンツモデル、作成ルール、責任、メタデータガバナンス、貢献者へのサポートを伴います。期待される利益は、ソフトウェアだけでなく、これらの選択にも依存します。
適切なソリューションは、まず装備すべきプロセスから導き出されます。 回答は、ソフトウェアを比較する前に、必要な粒度、統合、および変更管理のレベルを明らかにします。
ファイル管理からコンポーネント管理へ移行するにはどうすればよいですか？
移行は、既存のすべてのファイルを自動的に XML に変換することではありません。 段階的なアプローチにより、コンポーネントが実際に価値を生み出す場所に労力を集中させることができます。
出発点ファイル管理
目指す目標コンポーネント管理
理解する
診断する
- 01
目標を明確にする
重複、バリアント、翻訳が最もコストのかかるファミリーを特定する。
- 02
コンテンツを監査する
品質、フォーマット、冗長性、依存関係を測定する。
準備する
設計と検証
- 03
モデルを設計する
コンポーネント、メタデータ、再利用ルール、ターゲット公開を定義する。
- 04
代表的な範囲をテストする
最も複雑なケースではなく、実際のバリアントを持つ製品を選択する。
永続化する
持続的に展開する
- 05
ガバナンスを組織する
作成者、レビュー担当者、所有者、翻訳者、公開責任者の役割を割り当てる。
- 06
移行を工業化する
可能なものを自動化し、その後、取り込まれたコンテンツの構造と意味を制御する。
- 07
結果を測定する
納期、再利用、翻訳量、公開の異常を追跡する。
真の目的は「XML を作成すること」ではありません。 それは、維持、制御、公開が容易な情報を手に入れることです。
CCMS と GED に関するよくある質問
CCMS は Word に取って代わるのか？
CCMS は、主にファイル中心の生産チェーンに取って代わります。作成インターフェースは視覚的なままであり、マークアップの複雑さを隠すことができます。構造化管理を正当化しないコンテンツについては、Word ドキュメントも存続することができます。
CCMS を導入するために DITA を使用すべきか？
いいえ。DITA はモジュール式の技術コンテンツの非常に普及した標準ですが、一部の CCMS は他の XML スキーマや独自のモデルをサポートしています。選択は、相互運用性、専門性、および公開の要件に依存します。
GED でシングルソーシングは可能か？
ソースファイルを共有したり、一部の重複を回避したりすることは可能です。しかし、追加機能なしでは、コンポーネントレベルでの高度なシングルソーシングに必要な粒度とアセンブリメカニズムを提供することはめったにありません。
CCMS の投資収益率を計算する方法は？
プロジェクトのコストを、更新、再利用、翻訳、公開、品質管理、エラー処理による利益と比較する必要があります。ドキュメント量だけでは不十分であり、変更の頻度とバリアントの数がより決定的な要因となることがよくあります。
何から始めるべきか？
まず、コンテンツとプロセスのターゲット監査から始めます。これにより、問題がドキュメントの分類、コンポーネントによる生産、またはその両方に関連しているかを判断できます。
ドキュメントの用途からシステムを選択する
GED は主にドキュメントを管理するために設計されています。CCMS は、それらを構成する再利用可能な情報を管理するために設計されています。この単純な違いは、更新、バリアント、翻訳、トレーサビリティ、およびマルチチャネル公開に直接的な影響を与えます。
機能リストを比較する前に、実際のチェーンを観察してください。情報がどこで生まれ、何回コピーされ、誰がそれを検証し、どこで公開され、それが最新であるとどのようにわかるのか？これらの回答に基づいて、適切なドキュメントアーキテクチャを構築できます。
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役立つ参考文献
GED、デジタルドキュメント管理、コンポーネントによる構造化コンテンツの概念を深めるための、機関および標準化されたリソースのセレクション。
ドキュメント管理
IEC 82045-1:2001
特に電子文書管理システムにおいて、メタデータを定義し、ドキュメントのライフサイクル全体を通じて管理するための原則と方法。
規格を参照 ↗記録管理
ISO 15489-1:2016
フォーマットや技術環境に関わらず、活動ドキュメントを作成、取得、管理するための原則と参照概念。
参照資料を参照 ↗ソフトウェア要件
ISO 16175-1:2020
デジタルドキュメントを管理するソフトウェアに適用される機能要件モデルと推奨事項。
参照資料を参照 ↗コンポーネントによるコンテンツ
OASIS — DITA 1.3
トピック指向情報の作成と整理、複数の成果物での組み立てと再利用に関する参照仕様。
参照資料を参照 ↗注: これらの参照資料は原則と標準を記述しています。ソリューションの選択は、常にその実際の能力、コンテンツモデル、および情報システムへの統合の評価に基づいて行われるべきです。
サービス内容
4D CONCEPTは、業種を問わず、企業のドキュメントコンテンツの作成、最適化、管理をサポートします。既存ドキュメントの監査、テクニカルコンテンツ制作の外注、チームのトレーニングなど、お客様のプロジェクトの各段階に合わせたソリューションを提供します。
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リヨン
523 cours du 3ème Millénaire
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エクス＝アン＝プロヴァンス
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