1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is:

4D CONCEPT
41-43 avenue du Centre
78180 Montigny-le-Bretonneux
Telefoon: 01 61 08 50 20
Website: https://www.4dconcept.fr
Contact met betrekking tot gegevensbescherming: dpo@4dconcept.fr

2. Verzamelde persoonsgegevens

Afhankelijk van de gebruikte diensten en de informatie die u ons verstrekt, kan 4D CONCEPT de volgende categorieën gegevens verzamelen:

• naam en voornaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• functie, bedrijf en andere professionele informatie;
• inhoud van aanvragen gericht aan 4D CONCEPT;
• voorkeuren met betrekking tot onze communicatie;
• gegevens met betrekking tot het verzenden, ontvangen, openen en gebruiken van onze e-mails;
• curriculum vitae, motivatiebrief en informatie verstrekt in het kader van een sollicitatie;
• technische gegevens met betrekking tot het bezoek aan onze website.

4D CONCEPT streeft ernaar alleen de gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor de in dit beleid beschreven doeleinden.

3. Contactformulieren

De informatie die via onze formulieren wordt verstrekt, wordt gebruikt om uw aanvraag te verwerken en u een antwoord te geven.

Afhankelijk van de aard van uw aanvraag is de verwerking gebaseerd op:

• het gerechtvaardigd belang van 4D CONCEPT om te reageren op de aanvragen die aan haar worden gericht;
• de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen;
• de uitvoering van een contract of dienst waarop u zich heeft geabonneerd;
• uw toestemming, wanneer deze vereist is.

Na deze uitwisseling kunnen uw gegevens worden opgeslagen in onze klanten- of prospectenbestand wanneer ze noodzakelijk zijn voor de voortzetting van de relatie, de uitvoering van een contract of, onder voorbehoud van de toepasselijke regelgeving, het verzenden van professionele communicatie.

4. Sollicitaties

De curriculum vitae, motivatiebrieven en andere informatie die in het kader van een sollicitatie wordt verstrekt, worden gebruikt om de sollicitatie te bestuderen en het wervingsproces te beheren.

Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bevoegde personen van 4D CONCEPT en, indien van toepassing, voor haar dienstverleners die betrokken zijn bij het wervingsproces.

Behalve bij een verzoek tot vervroegde verwijdering, kunnen de gegevens met betrekking tot een niet-weerhouden sollicitatie worden bewaard gedurende een maximale periode van twee jaar vanaf het laatste contact met de kandidaat.

5. Professionele communicatie en nieuwsbrieven

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of ermee instemt onze communicatie te ontvangen, kan 4D CONCEPT uw e-mailadres en uw professionele informatie gebruiken om u nieuws, uitnodigingen, informatie over haar aanbod of andere professionele inhoud te sturen.

Afhankelijk van de situatie is deze communicatie gebaseerd op:

• uw toestemming;
• het gerechtvaardigd belang van 4D CONCEPT om te communiceren met haar professionele klanten en prospects, wanneer het onderwerp van de communicatie verband houdt met hun activiteit en de regelgeving dit toestaat.

U kunt zich op elk moment uitschrijven door gebruik te maken van de link die daarvoor in elk bericht is voorzien of door te schrijven naar dpo@4dconcept.fr.

6. Gebruik van trackingpixels in onze e-mails

Bepaalde e-mails die door 4D CONCEPT worden verzonden, kunnen trackingpixels bevatten.

Een trackingpixel is een afbeelding van zeer kleine omvang, over het algemeen onzichtbaar, die wordt geladen vanaf een externe server bij het openen van het bericht.

Afhankelijk van de gebruikte configuratie kan dit apparaat het mogelijk maken de volgende informatie te verzamelen:

• het feit dat een e-mail is geopend;
• de datum en, indien van toepassing, het tijdstip van opening;
• het type apparaat, software of e-mailprogramma dat wordt gebruikt;
• het IP-adres en een geschatte geografische locatie die daaruit kan worden afgeleid;
• de identificatie die is gekoppeld aan de ontvanger of de betreffende campagne.

Dezelfde e-mail kan op meerdere apparaten worden geraadpleegd. De keuze die wordt uitgedrukt met betrekking tot het gebruik van pixels is gekoppeld aan het betreffende e-mailadres en heeft betrekking op de verschillende apparaten vanaf welke de e-mails kunnen worden geraadpleegd.

6.1 Nagestreefde doeleinden

Afhankelijk van de betreffende communicatie kunnen de pixels worden gebruikt om:

• het publiek en de effectiviteit van onze communicatie te meten;
• openingsstatistieken op te stellen;
• de relevantie van onze inhoud te verbeteren;
• de inhoud of frequentie van onze verzendingen aan te passen;
• ontvangers te identificeren die inactief zijn geworden;
• de goede bezorgbaarheid van onze e-mails te behouden.

De gegevens die daadwerkelijk geanonimiseerd zijn, kunnen worden gebruikt om algemene statistieken te produceren.

6.2 Toestemming en vrijgestelde pixels

Wanneer het gebruik van een pixel niet strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienst, met name wanneer deze dient om individueel de marketingprestaties te meten, de communicatie te personaliseren of de frequentie van de verzendingen aan te passen, is het gebruik ervan onderworpen aan uw voorafgaande toestemming.

Deze toestemming kan worden verkregen bij het verstrekken van uw e-mailadres of later door middel van een bericht zonder trackingapparaat dat onderworpen is aan toestemming.

Uw stilzwijgen of het ontbreken van een antwoord geldt niet als toestemming.

Bepaalde pixels kunnen zonder toestemming worden gebruikt wanneer ze strikt noodzakelijk zijn voor een uitdrukkelijk gevraagde dienst, met name om de beveiliging of bezorgbaarheid van e-mails te waarborgen, onder voorbehoud van naleving van de voorwaarden die door de regelgeving zijn vastgesteld.

Wanneer de pixel uitsluitend wordt gebruikt om de bezorgbaarheid te beheren en inactieve ontvangers te identificeren, is de verzamelde informatie beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

6.3 Uitoefening van uw keuze

Wanneer toestemming vereist is, kunt u het gebruik van pixels net zo gemakkelijk accepteren of weigeren. Uw keuze wordt geregistreerd om te worden gerespecteerd bij toekomstige verzendingen.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen het gebruik van pixels:

• door middel van de link voor het beheer van voorkeuren die in onze e-mails aanwezig is;
• door te schrijven naar dpo@4dconcept.fr.

De weigering of intrekking van de toestemming voor trackingpixels schrijft u niet automatisch uit van onze communicatie. U kunt onze berichten blijven ontvangen zonder onderwerp te zijn van individuele tracking.

De volledige uitschrijving blijft afzonderlijk toegankelijk via de link in elke e-mail.

Na de intrekking van uw toestemming stoppen de betreffende trackingactiviteiten voor toekomstige e-mails. 4D CONCEPT neemt ook de redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen om de verdere exploitatie van de pixels die aanwezig zijn in eerder verzonden berichten te voorkomen.

6.4 Bewaartermijn van gegevens afkomstig van pixels

De geïndividualiseerde gegevens die door middel van trackingpixels worden verzameld voor meet- en optimalisatiedoeleinden van campagnes worden bewaard gedurende een maximale periode van zes maanden vanaf hun verzameling.

Aan het einde van deze periode worden ze verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd.

Wanneer de pixel uitsluitend wordt gebruikt om de bezorgbaarheid van onze communicatie te beheren en inactieve ontvangers te identificeren, wordt alleen de datum van de laatst bekende opening, geregistreerd per dag zonder bewaring van het tijdstip, bewaard. Deze datum vervangt de eerder geregistreerde datum.

De datum van laatste opening wordt verwijderd wanneer de ontvanger van de distributielijst wordt verwijderd of wanneer zijn contactgegevens het einde van hun bewaartermijn bereiken.

De algemene statistieken, wanneer ze daadwerkelijk geanonimiseerd zijn en het niet langer mogelijk maken een ontvanger te identificeren, kunnen langer worden bewaard voor analyse van de activiteit.

6.5 Gebruikte dienstverlener

4D CONCEPT gebruikt Brevo om zijn contacten te beheren en het verzenden van zijn elektronische communicatie te verzorgen.

In dit kader treedt Brevo op als verwerker namens 4D CONCEPT en kan de noodzakelijke gegevens verwerken:

• voor het beheer van contacten en distributielijsten;
• voor het verzenden van berichten;
• voor het beheer van toestemmingen, voorkeuren, uitschrijvingen en bezwaren;
• voor het beheer van de bezorgbaarheid;
• voor de productie van de toegestane statistieken.

Volgens de informatie die door Brevo is verstrekt, bevinden de servers die worden gebruikt voor de verwerking en opslag van zijn databases zich in de Europese Unie.

7. Ingebedde inhoud van andere sites

De pagina’s en artikelen van deze site kunnen geïntegreerde inhoud bevatten die afkomstig is van andere sites, bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen of artikelen.

De geïntegreerde inhoud gedraagt zich op dezelfde manier alsof de bezoeker rechtstreeks naar de site van derden zou gaan.

Deze sites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies en andere trackers plaatsen of lezen en uw interacties met deze inhoud volgen, met name als u een verbonden account heeft bij de betreffende dienst.

Wanneer de regelgeving dit vereist, worden deze inhoud en trackers alleen geactiveerd nadat uw toestemming is verkregen.

8. Statistieken en publieksmetingen van de site

Deze site gebruikt Google Analytics om zijn publiek te meten en het gebruik ervan beter te begrijpen.

Wanneer het gebruik ervan het plaatsen of lezen van cookies of andere niet-vrijgestelde trackers vereist, wordt Google Analytics alleen geactiveerd nadat uw toestemming is verkregen door middel van onze tool voor cookiebeheer.

U kunt uw toestemming te allen tijde accepteren, weigeren of intrekken door middel van de cookiebeheermodule die op de site beschikbaar is.

Voor meer informatie kunt u het privacybeleid van Google Analytics raadplegen.

9. Ontvangers en verwerkers

De persoonsgegevens zijn, binnen de grenzen van hun bevoegdheden, toegankelijk voor het bevoegde personeel van 4D CONCEPT.

Ze kunnen ook worden verwerkt door de dienstverleners die 4D CONCEPT inschakelt om het volgende te waarborgen:

• de werking en hosting van de site;
• de publieksmetingen;
• het beheer van sollicitaties;
• het beheer van contacten;
• het verzenden en de toegestane opvolging van elektronische communicatie.

Deze dienstverleners, met name Brevo en Google, treden op in het kader van hun respectieve opdrachten en in overeenstemming met de toepasselijke contractuele bepalingen.

4D CONCEPT verkoopt de persoonsgegevens die aan haar zijn toevertrouwd niet.

Wanneer bepaalde verwerkingen een overdracht van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen, zorgt 4D CONCEPT ervoor dat deze overdracht berust op een mechanisme dat wordt erkend door de toepasselijke regelgeving en dat het gepaard gaat met passende waarborgen.

10. Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende een periode die evenredig is aan het doel van de verwerking:

• Contactaanvragen en prospects: gedurende de tijd die nodig is voor de verwerking van de aanvraag, vervolgens maximaal drie jaar vanaf de verzameling van de gegevens of het laatste contact van de prospect.
• Klanten: gedurende de duur van de contractuele relatie, vervolgens gedurende de toepasselijke wettelijke verjarings- en archiveringstermijnen.
• Prospectie bij klanten: gedurende de commerciële relatie, vervolgens gedurende drie jaar vanaf het einde ervan.
• Niet-weerhouden sollicitaties: maximaal twee jaar vanaf het laatste contact met de kandidaat.
• Abonnementen en communicatievoorkeuren: tot de intrekking van de toestemming, het bezwaar, de uitschrijving of het verstrijken van de toepasselijke termijn voor prospectiegegevens.
• Geïndividualiseerde gegevens afkomstig van trackingpixels: zes maanden vanaf hun verzameling.
• Gegevens beperkt tot bezorgbaarheid: bewaring van alleen de datum van laatste opening, vervangen bij elke nieuwe opening en verwijderd bij verwijdering van de distributielijst of bij het verstrijken van de gegevens van het contact.
• Bewijs van toestemmingen, intrekkingen en bezwaren: gedurende de tijd die nodig is om 4D CONCEPT in staat te stellen de naleving van haar verplichtingen aan te tonen.

Het simpelweg openen van een e-mail wordt niet beschouwd als een nieuw contact van de prospect dat het mogelijk maakt de bewaartermijn van zijn gegevens voor prospectiedoeleinden te verlengen.

11. Uw rechten

Volgens de toepasselijke regelgeving en de rechtsgrondslag van de verwerking kunt u de volgende rechten uitoefenen:

• recht op toegang tot uw gegevens;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar;
• recht op overdraagbaarheid;
• recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken;
• recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van uw gegevens na uw overlijden;
• recht om niet onderworpen te zijn aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking die juridische gevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

U kunt uw rechten uitoefenen door te schrijven naar:

dpo@4dconcept.fr

of per post naar:

4D CONCEPT – Gegevensbescherming
41-43 avenue du Centre
78180 Montigny-le-Bretonneux

Om uw gegevens te beschermen, kan u een identiteitsbewijs worden gevraagd in geval van redelijke twijfel over uw identiteit. Dit bewijs wordt alleen gevraagd wanneer dit noodzakelijk is en op evenredige wijze.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commission nationale de l’informatique et des libertés: www.cnil.fr.

12. Bescherming van uw gegevens

4D CONCEPT implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of ongeoorloofde toegang.

De toegang tot de gegevens is beperkt tot de personen en dienstverleners die deze nodig hebben om hun taken uit te voeren.

13. Toepasselijke procedure in geval van een datalek

Elk datalek wordt door 4D CONCEPT geanalyseerd en gedocumenteerd.

Wanneer een inbreuk waarschijnlijk een risico voor de rechten en vrijheden van personen met zich meebrengt, wordt deze zo spoedig mogelijk en, indien mogelijk, binnen een maximale termijn van 72 uur na de ontdekking ervan aan de CNIL gemeld.

Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor de betrokkenen met zich meebrengt, worden deze zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht, behalve in uitzonderingen die door de regelgeving zijn voorzien.

14. Geautomatiseerde beslissingen en profilering

U heeft het recht om, onder de voorwaarden die door de regelgeving zijn vastgesteld, bezwaar te maken tegen een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking die juridische gevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Wanneer 4D CONCEPT een personalisatie of segmentatie van zijn communicatie implementeert op basis van uw interacties, wordt de bijbehorende informatie gepresenteerd in dit beleid en worden de nodige keuzes aan u voorgesteld.

15. Wijziging van het privacybeleid

4D CONCEPT kan dit beleid wijzigen om rekening te houden met regelgevende, technische of organisatorische ontwikkelingen.

In geval van een belangrijke wijziging die van invloed is op de manier waarop persoonsgegevens worden gebruikt, wordt passende informatie verstrekt aan de betrokkenen.

Laatste update: september 2026